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Buscando en tus documentos te percatas que tienes grandes cantidades de archivos digitales y no necesariamente los encuentras cuando los necesitas. Esto, te obliga a comenzar nuevamente documentos que ya habías comenzado por no recordar como los nombraste o si los nombraste. Esta situación suele abrumarte ya que sueles perder mucho tiempo. ¿Algo de esto resuena contigo? ¿Sabías que tener un sistema de organización digital puede ayudarte a aumentar tu productividad y puede ayudarte a sentirte en control tus documentos? Aunque no lo creas la organizacion digital es una herramienta clave dentro del coaching, especialmente en el ámbito del desarrollo personal y profesional. Como coachees, ayudamos a los clientes a establecer metas, gestionar su tiempo y mejorar su productividad, y la organización digital facilita estos procesos.
Según Bergamn & Whitttaker (2016) todos contamos con un manejo de la información que es único de cada uno de nosotros. Estos autores lo llaman Personal Information Managment (PIM). Este sistema se enfoca en identificar como categorizamos la información. Principalmente nos habla de como guardamos la información, como la organizamos y como eventualmente accedemos a ella. Tal vez pienses que el tema de la organización no es importante ya sea porque se te da bien o porque encuentras todos tus documentos rápidamente. Sin embargo, no es así para todas las personas. Muchas personas pierden mucho tiempo buscando documentos en su computadora. Y las razones pueden ser muy diversas; porque no le asignaron un nombre que le ayudara a identificarlo más rápido, no se recuerda donde se guardó, si esta la computadora, email o la nube, si lo descargaste entre muchas otras razones.
La organización digital es simplemente esa acción de disponer los elementos de nuestros espacios virtuales. De manera que, sean fáciles de encontrar, acceder y editar, por nosotros y por terceros. Tener y mantener un sistema que te apoye con la organización, tendrá un buen impacto en tu carrera universitaria y en cualquier espacio de trabajo profesional. Algunos beneficios que nos provee la organizacion de los archivos son: nos ayuda a aumentar la productividad, mejora la concentración y claridad mental, nos brinda seguridad y accesibilidad, y nos ayuda a crear sistemas y estructuras de apoyo agiles (Kondo & Sonenshien, 2020). Una recomendación que nos brindan estos autores es que al momento de organizar documentos digitales te hagas algunas preguntas: ¿Necesito este documento? ¿Es vital para hacer mi trabajo? ¿Tenerlo me brinda alguna inspiración? ¿Puedo conseguirlo en otro lugar? ¿Me brinda felicidad?
Me gustaría dejarte con la siguiente pregunta: ¿Eres consiente de tus hábitos en la gestión de tus documentos digitales? Confío que este articulo siembre una semilla y pueda inspirarte a tomar conciencia de tu organizacion digital. Si quieres conocer más sobre este tema puedes seguirme en Instagram @organicemoslanube. También puedes escuchar mi podcast Hablemos de Organizacion Digital. En este espacio comparto diferentes herramientas que podrás poner en practicar para comenzar a trabajar en la organización de tus archivos digitales. Organicemos tus espacios digitales un documento o archivo a la vez.
Coach Mariely Rodríguez, PhD